2023年11月1日より施行された新版フォームI-9は、雇用主にとって重要な変更が含まれています。
1. セクション1と2の統合: 新しいフォームI-9ではセクション1と2が一つのページにまとめられ、これにより雇用主はより効率的な体験を享受できます。
2. 遠隔検証チェックボックスの追加: E-Verifyプログラムに参加している雇用主は、新たに追加されたチェックボックスを使って、従業員の書類を遠隔地から検証したことを示すことができるようになりました。
3. 再検証・再雇用のセクションの変更: セクション3の再検証と再雇用に関するプロセスがサプリメントBとして新たなページに分離されました。これは手続きを明確化するための変更です。
4. 準備者/翻訳者の認証: セクション1における準備者または翻訳者の認証プロセスがサプリメントAに移行しました。
5. 用語の変更: 従来の「Alien」の用語が「Noncitizen」に更新され、より現代的で包括的な用語に変わりました。
6. 「N/A」の記入必要性の排除: セクション1で「Other Last Names Used」や「Apt. Number」といった未使用フィールドに「N/A」と記入する必要がなくなり、書類の記入が簡略化されました。
7. 受け入れ可能な書類のリストの改訂: 受け入れ可能な書類のリストが更新され、物理的な書類に加えて、受け入れられる領収書も含まれるようになりました。
8. 雇用資格証明書の自動延長: 更新されたフォームI-9は、雇用資格証明書の自動延長に関する情報とガイダンスを提供します。
9. USCISウェブサイトでのフォーム入手可能: 改訂されたフォームI-9（08/01/23版）は、USCISウェブサイトからダウンロード可能です。
10. 遵守への注意: 雇用主は改訂されたフォームI-9の指示と要件を熟知し、適切な手続きを守ることが求められます。
新しいI-9フォームは以下のリンクから：
「企業の検討点」
1. プロセスの見直しと更新: 新しいフォームI-9の導入に伴い、企業は雇用資格確認のプロセスを見直し、必要に応じて更新する必要があります。セクションの統合や新しいチェックボックスの機能など、変更点を正確に把握しましょう。
2. 教育とトレーニングの実施: 新しいフォームの使用方法や変更内容を理解してもらうための教育プログラムを実施してください。
3. システムのアップデート: 新しいフォームI-9に対応するため、人事情報システムや電子ファイリングシステムをアップデートすることが求められます。
4. コンプライアンスと監査の強化: 新しいフォームの適用に先立ち、内部監査を行い、過去の記録が規制に適合しているか確認し、問題があれば修正措置を講じてください。
5. ポリシーの更新と文書化: 新しいフォームに伴うポリシーの変更を明確にし、文書化することで、従業員とのコミュニケーションを円滑にし、遵守を促進します。
