基本的には進歩を促す書類であるが、都度きちんと作成をしておく事でリスクヘッジになり得るのがワーニングレター。
遅刻をしてはいけない、パフォーマンスが悪い、職場での態度が悪い。。。等々、従業員に対して注意をしたいと思う管理職は多いはず。但し、やはりハラスメントや差別と言われる事は更に避けたいという事で、どうしても懲戒というのは行う方も気が重い。但し、問題を先送りにしていても問題は更に大きくなるだけで、何の解決にもならない事も分かっているはず。
口頭注意をした事すら、メールで「口頭注意をした」という事を証拠として残しておくべきこの昨今。どうすれば効果的なワーニングレターの作成が出来るのか。聞いた事がある方も多いのではないだろうか、5W1Hという単語を。
1. Who （誰が、
2. What （何を）
3. When （いつ）
4. Where （どこで）
5. Why （何故）
6. How （どの様に）
ワーニングレターも同様、上記を明確に記載するべきである。プラス、Witness（証人）というWを加える場合もある。
勿論、事実関係を収集するだけでは終わりではなく、従業員へのアクションプラン、企業として次はどの様な対応をするかという事も明確にしておく事が望ましい。