米国、特にカリフォルニア州では多くの法律があり、企業側は迅速な対応や記録となる人事関連書類の維持、管理が求められる。
既に多くの企業が行っていることではあると思うが、以下の3ステップが企業を訴訟から守ると考えられている。
◦ 時間管理システムの導入
業務時間や食事休憩時間を正確に記録しておくこと。
食事休憩時間が法的に決まっている州もありソフトウェア導入時のデフォルト設定が、企業のポリシーと合致しない場合も多い。何の時間をどのように記録しているのか（Round Up・Round Down制等）を理解することも重要である。
◦ 就業規則と他のポリシーの更新
定期的に就業規則や手順、新規雇用者向けの書類を見直して更新をすることもリスクヘッジに繋がる。州法や市の条例は定期的に改訂されている。企業・従業員間でルールを明確にしておくことが重要である。
◦ 人事メモを残す
職場で起こった事を記録する必要がある。またこれに関しては「記録を付けすぎる」ことはない。パフォーマンスや問題を記録し、記録に基づいて従業員と対話をすることで、事態の改善に繋がることもあり、懲戒等の際にも役立つことが多々ある。
これらはさほど難しいことではないものの、毎日もしくは定期的に行うことをおろそかにしがちである。
解雇をする前提で従業員の雇用をする企業は無い。
どうしても解雇をせざるを得なくなった時、人事記録は訴訟リスク軽減につながる。振り返った時に保持している書類が重要となるということは非常に多い。
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